Виртуальный бизнес офис — это идеальное решение для фрилансера или для людей, которые выполняют работу удаленно.
Планируя создание новой компании, мы не можем забыть о штаб-квартире. Компания должна иметь адрес, по которому будет зарегистрирована. Вы можете зарегистрировать компанию в квартире, однако это не всегда возможно и часто тоже невыгодно из соображений имиджа, как и из-за эффективности такого решения.
К счастью, есть и другие возможности, которые могут облегчить нам уже и так трудное начало. Идеальным примером этого является так называемый виртуальный офис, что облегчает как начало, так и дальнейшее функционирование нашего предприятия.
Виртуальный офис и услуги, которые она предлагает, способны значительно снизить затраты, положительно повлиять на восприятие компании, как и значительно улучшить ее функционирование.
Это отличная идея, когда самостоятельная аренда помещения не входит в планы. Впрочем, в эпоху современной жизни, много таких мероприятий, для выполнения которых не требуется постоянное место работы. Часто это просто адрес, по которому компания будет официально зарегистрирована. Виртуальный офис отвечают не только эту потребность; есть среди них и такие, которые служат клиентам также всесторонней поддержкой в области администрирования.
Мы встречаемся также с предложениями бухгалтерских услуг и даже поддержки в создании новых компаний или приобретения уже готовых компаний. Виртуальные офисы действуют с 1995 года, а сейчас их тысячи по всему миру. Больше всего, конечно, в США, где был открыт первый виртуальный офис.
Виртуальный офис – как это работает?
Основной услугой, которую предоставляет виртуальный офис — адрес для регистрации компании и для размещения в рекламных материалах, а также обработка корреспонденции. Как это выглядит на практике? Арендуя виртуальный офис у нас есть возможность регистрации компании по его адресу, а лицо корпоративной электронной почты направляется по адресу, под которой находится виртуальный офис (и наша компания).
Сотрудники виртуального офиса получают письма и по электронной почте информируют получателей об их приеме. Идеально, если виртуальный офис имеет содержащееся в договоре гарантию, уведомления о почте в день его получения, а также возможные штрафные санкции за невыполнение этого условия. Это имеет особенное значение в случае официальных писем, когда ограничено время на ответ.
Кроме того, виртуальные офисы часто имеют в ассортименте также выполнение сканирований нашей переписки другими словами, на нашу просьбу, содержание письма может быть отсканировано и отправлено на наш адрес электронной почты, благодаря чему вы сможете существенно сэкономить время. В такой ситуации, письмо дождется ответа, а нас минует утомительно визит на почту.
Местоположение, местоположение и еще раз…
Положительный образ компании и первое впечатление невозможно переоценить. Поэтому так важен адрес, где мы решили зарегистрировать юридический адрес фирмы. Хорошо когда место связано с центром города, с современным зданием, регистрацией и стеклянным лифтом – это оставляет неизгладимое впечатление на потенциального клиента. Стоит посетить офис и посмотреть местность, в которой находится.
Более того, расположение нашей компании принимает решения о том, к какой налоговой инспекции мы относимся. Об этом тоже стоит помнить – никто не хочет подвергать себя проблемам с налоговиками, не так ли?
Реальные встречи в виртуальном офисе?
Что еще предлагает виртуальный офис? Как правило, они имеют также пространство офиса, благодаря чему вы можете легко арендовать дополнительный офис, рабочий стол или конференц-зал. Действительно ли мы хотим вести бизнес-переговоры в собственной квартире между детскими игрушками, а остатками после завтрака? Даже если ты наведешь порядок и упростить свою квартиру… Это все еще Ваша квартира. Легко забыть о гигиене труда.
А что с Вашими домочадцами? Будут ли с этим согласны? А что с соседями? Представьте себе презентацию своего инновационного проекта перед клиентом, когда в фоне слышны звуки дрели… Сосед как раз запланировал небольшой ремонт.
Звучит плохо, не так ли? Поэтому, когда появляется настоятельная необходимость встречи с клиентами, лучше всего воспользоваться залами, которые предлагает наш виртуальный офис. Не только мы приобретем в глазах наших деловых партнеров, но и сами почувствуем себя увереннее в такой профессиональной среде.
Виртуальные офисы с более высокой ценой, также предлагают профессиональное обслуживание. Портье с улыбкой приветствует гостей, подаст напитки и закуски или распечатает необходимые документы. Так стоит самому проверить, как выглядит сервис и что является и что не включено в стоимость аренды зала. Самое лучшее, что зал можно снять даже на полчаса и заплатить только за это время и цены ниже, чем два кофе.
Виртуальные офисы и их универсальность
Все эти преимущества привлекают не только фрилансеров из различных отраслей. Виртуальные офисы пользуются все большим спросом и среди стартапов, начинающих юридических фирм, а также налоговых, магазинов-сайтов, маркетинговых агентств, компаний учебных и рекрутинговых. Это тоже хорошая информация для Вас. Вероятно, в одном месте ты сможешь выполнить много разных дел сразу. Все указывает на то, что виртуальный офис — это будущее – будущее, которое начинается уже сегодня.
Из виртуальных офисов в столице пользуются все чаще фирмы, находящиеся за ее пределами, открывая «виртуальный филиал», благодаря чему склоняет клиентов с местного рынка. Такие решения определяют также иностранные компании, ведущие бизнес. Это гораздо более дешевое решение, чем покупка офиса, оснащение его, занимание людьми и т. д.
Пример использования виртуальных офисов
Эти иностранцы хотят просто создать филиал в стране, хотя бы из соображений имиджа. Клиенты воспринимают такую компанию как «местную”, что облегчает установление контакта.
Опыт в первую очередь
Вы должны иметь гарантию, что услуги виртуального офиса мы будем использовать в течение года, так как изменение адреса компании генерирует расходы. Кроме того, может неприятно удивить наших клиентов и партнеров. Так что стоит сделать ставку на опыт виртуального офиса, который функционирует уже несколько хороших лет.
Видна тенденция, которая указывает на то, что новые офисы этого типа быстро разваливаются, а их клиенты остаются не у дел. Иногда такие мелкие компании предлагают только адрес, без каких-либо дополнительных услуг.
Из тех же соображений, рядом с опытом, оказались служащие. В частности, лица, которые услуги будут нам не только предлагать, но и свидетельствовать в правильном направлении и на нужном уровне. Очень важны те люди, которые будут отвечать за нашу переписку. Несвоевременное информирование о ее получении может привести к неприятным последствиям, в том числе включающим также финансовые и юридические!
Важным является еще, чтобы это были люди профессиональные, но также открытые и доброжелательные – в конце концов, будут представлять и нашу компанию.
О небольших офисах
Небольшие компании, которые продают виртуальные «столы” по ценам порядка нескольких десятков долларов должны «урезать расходы”. Экономят они на месте, используя для квартиры, загородные дома или старые здания. Объектом экономии становится, к сожалению, также персонал – как правило, ограничивается он на одного работника, который не может похвастаться высокой квалификацией, а по-английски может только поздороваться.
Не является слишком хорошей визитной карточки компании, а сам факт, что мы говорим о сотруднике, а не о команде… ну, тоже имеет свои неприятные последствия. В случае срочного отпуска, болезни или других случайных факторов (не исключая необходимости обслуживать кого-то за пределами офиса), клиент целует (виртуальную или реальную) ручку.
Виртуальный офис арендуется для того, чтобы разгрузить голову от своих обязанностей и быть уверенным, что клиент будет обслужен на 100%! Один сотрудник не справляется с этой задачей, так же как и передача корреспонденции от нескольких сотен или тысяч различных субъектов.
А что с ценами?
Легко пояснить тем, что они не принадлежат к астрономическим суммам и даже виртуальный офис расположеный в презентабельном месте (например, офисное здание класса А в центре города) стоит, как правило, недорого. Мало того, на новых клиентов очень часто ждут специальные акции, которые снижают эту и так небольшую сумму даже на десятки процентов. Если вы не уверены, что предложение выгоднее всего, используйте поиск с фильтрами для сравнения.
Для кого виртуальный офис?
Хочется сказать «для каждого», но оговорюсь — оно для тех, кто идя в ногу со временем, хочет одновременно на этом заработать. Виртуальный офис является оптимальным решением для всех фрилансеров, начиная от копирайтеров, маркетологов. Одинаково хорошо подходит для стартапов, а также компаний, управляемых дистанционно.
Те компании, которые намерены открыть филиал в другом городе или стране, а с клиентами встречаются редко, следует рассматривать виртуальный офис как источник огромных преимуществ. Впрочем, мы также можем работать по найму, а бизнесом заниматься дополнительно. Для каждого виртуальный офис предлагает что-то, что позволит ему выйти на более высокий уровень.